追求档案管理的新境界——公司档案室建设风采录

近日，神华集团公司通报了2011年度档案工作考核结果，公司被评为A级第一名单位暨档案管理优秀单位。为了真实地展现公司档案室风采，让更多的人了解档案工作，感受档案文化，记者走进公司档案室进行了实地采访。
 
数字化档案管理
 
公司档案室的前身可以追溯到1998年，原档案室是低矮的二层小楼和一排平房的普通建筑。库房和办公用房加起来也不足1000平方米。“随着公司的不断发展，档案逐步增多，原来档案室的库房爆满，空间严重不足，许多新增档案无处存放，而且房屋的质量和结构也同档案管理的规范不相符，档案安全管理更是没有保证。”对当年档案室设施的记忆，档案室主任刘春科如是说。
 
 在公司领导的重视下，为满足由传统的档案管向数字档案馆发展的建设需要，2009年，公司在档案室原址上重新修建档案楼。2010年9月，档案室全员搬入新建档案馆开始办公。新建楼建筑面积7463平方米，库区面积设计4383平方米，库容量可达50余万卷。新楼按照《档案馆建筑规范》设计施工，楼内建设了气体和水喷淋灭火，影像监控，库房温湿度监控，中央空调，智能门禁，加湿等多套智能化系统，设置了集中监控室，配备了智能化和手动密集架，基本装备一应俱全。
 
 同时建立起了数字化生产流水线，配置了各式扫描仪、图纸打印机、刻录机、照相机、网络硬盘盒等设备，为公司能自主进行部分纸质档案数字化加工打下了基础。2002年，公司建立了档案局域网，配备了网络版档案管理软件，实现了档案检索目录的微机管理，网络检索利用。
 
公司档案室先后经过2006年和2011年两次大规模档案数字化加工工程的实施，目前已形成目录数据75万条，原文数据3TB。数字档案馆具有工作效率高、存储容量大、随时随地查阅等优点。目前，全公司29个基层档案室，已有26个启用了神东数字化档案管理系统，建立了档案检索目录数据库，实现了档案信息的集中存储、网络检索和信息共享。
 
强化档案队伍建设
 
公司档案室努力打造能够适应档案信息化建设的高素质档案工作队伍。公司采取内培与外培相结合的方式，坚持抓档案人员业务培训，先后组织档案管理员到档案工作先进单位对标学习。2012年2月，公司档案室组织全体员工集中进行档案业务学习培训，采取集体专题辅导和个人自学相结合的办法，员工业务学习不少于40学时，月未进行档案专业知识考试，考试成绩按得分的10%纳入当月员工绩效考核，此次集中学习考试使员工整体业务水平得到进一步提升。
 刘春科介绍说：“我们计划用半年时间培养19名档案业务骨干，掌握档案管理全方位、全过程工作内容，能够独立承担重大建设项目档案管理和验收应检准备工作的指导，独立解决档案业务新问题，应对新挑战。”

动人的服务旋律
 
公司档案室作为矿区最大的综合性档案室，统一管理公司机关各部室及中心区未设档案室的单位所形成的档案资料，承担公司档案保管、利用基地和公司档案事业管理的责任。基层大的单位自设档案室，负责本单位形成档案的保管利用。公司档案工作已经建成了集中统一及专业化服务的管理体制。
 
2010年10月起，公司档案室成立保管利用组，专门负责档案库房管理和档案借阅利用工作，制定了借阅、登记、反馈、回访的一系列制度，目前借阅利用服务满意度反馈保持在100%．
 
单位借阅利用主要集中在证件办理、工作查考、修史编志等方面。个人借阅利用则主要集中在职称评定、退休补助金发放、住房押金退领等方面。
 
根据借阅需要，公司档案室对土地证、房产证、安全生产许可证等档案文件进行了专题汇编。对历年原煤产量、死亡人数、死亡率等企业重要数据进行了摘抄汇编。
 
档案室充分发挥档案的原始凭证作用，使公司的档案资料充分发挥其应有的经济效益和社会效益。刘春科介绍说：“公司曾利用档案室保存的档案，根据国家有关技术改造项目国产设备投资的40%可以抵减企业新增所得税的政策，成功为公司抵减新增所得税12867万元。”

20多年来，公司积累了几十万卷档案资料。公司现有61个全宗档案，各类档案约41.89万卷（件、张、盘），资料6.59万余册。其中公司档案室保管档案23.76万卷（件、张、盘），资料2.95万册。
 
荣誉背后的付出
 
2011年公司档案室被中国煤炭工业协会评为档案管理先进集体，神华集团2011年度档案工作考核中，被评为A级第一名单位暨档案管理优秀单位。一系列荣誉的背后，写满员工的辛勤努力与付出。
 

档案室保管利用科科长高向丽，广泛收集用户借阅反馈信息，分析存在问题，努力从客户角度来看待、分析、研究档案借阅管理中需要改进的地方，改善查询方法和手段，努力提高查全率和查准率，为客户节省时间。她还编撰重点档案专题目录，提供档案查阅线索，获得了用户的满意。“有人说过档案工作很枯燥、很无味、很单调，工作长了没前途。但我认为，档案工作能磨炼心志，只要沉下心来，敢于创新，乐于服务，积极发挥主动性，在档案事业上同样大有所为”。高向丽一直将这句话作为座右铭自勉。
 
档案工作大多是基础性、琐碎性的工作，在不少人看来繁杂、枯燥。而在平凡的岗位上，档案室员工始终任劳任怨，兢兢业业做好档案收集、分类、整理等工作。他们坚守平凡岗位，为推动档案工作科学化管理与利用水平，做出了不俗的业绩，也把档案管理工作提升到了新的境界。

来源：神华集团新闻中心